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第12部分（第2页）

引言

很小的时候看过一部电影，名字和演员已经全都不记得了，唯有一个镜头让我记忆至今。

电影的大致内容就是清末的时候，八国联军打进来了。

有一伙儿人功夫了得，为了抵制洋鬼子，展开了艰苦卓绝的斗争。他们有的拿刀，有的拿矛，终于有一次将一伙洋鬼子给包围了。其中一个中国小伙，大义凛然地站在洋鬼子面前，演示了一段武术套路，言外之意：孙子你怕了吗？

只听：“Bang”的一响，哥们倒下了。原来，洋鬼子开枪了。

这个情节一直印在我的脑海里，从那会儿我就知道，有枪的时候打架不用枪，注定脑袋会被开瓢儿的。

放在工作中也是如此。有先进的工具不用，或者说有先进的工具你不会用或用不好，注定会输给那些掌握先进工具奥妙的人们。

现代化的职场，灵活运用职业工具可以使职场人士如虎添翼。

STORY　1　工欲善其事，必先利其器——30天精通Microsoft　Office

相信很多人在简历中都写过，熟练掌握微软Office　系列软件等内容。一旦真的让他们用起来，他们应用得还真熟练。

虽然市场上关于Microsoft　Office的教材满天飞，但还是有一些正规大学毕业的学生连Office的基本功能都没掌握。其实即便你懒得读教材，只需要把Office帮助文档从头到尾读一遍，基本全懂了。然而，不爱读教材，不爱看说明书，或者说看了，知道了，也在关键时刻却想不起来用，是国人的通病。

遥想当年，我学计算机那会儿，最著名的教科书莫过于30天精通××××了，以至于后来计算机教材要想卖得火，全部都取名为30天精通××××，更牛的书标榜7天就能精通××××。我对比过这两类教材，发现内容大同小异，可能书中写的那些促进读者飞速学会计算机的小字我没看到。但是，我始终认为，学计算机的快慢还是取决于读者的聪明程度。

其实，Office软件的功能我们花一辈子的时间都不可能全用到，何况它每隔两三年就升级一次。但我们要分清楚哪些功能是我们在工作中一定会用到的，哪些功能是会给我们的工作增光添彩的。实际上，这些功能甚至没有占到Office全部应用的10％，就是这不足10％的功能可以让我们一辈子受用，叱咤职场。

相信很多人在简历中都写过，熟练掌握微软Office系列软件等内容。一旦真的用起来，这些说自己熟练掌握的人；应用软件时却并没那么熟练。可能他们确实掌握了一些简单的功能，但是将多个功能搭配起来应用，他们却并不熟悉，常常需要用很笨的方法去解决一些只需两三步操作就可以完成的事情。

首先我来说一下微软Office里面的最常用的Word。大多数人只是将Word软件当做打文章码字的工具，这其实是不对的。如果真是这样，用记事本软件就行了。为什么大家还那么愿意用Word呢？

因为Word软件有太多独特的魅力，其中有几个是我特别欣赏的：

第一，Word的修订模式。在Word　2007界面里，点击工具栏里的菜单“审阅”，就可以看到“修订”栏，点击菜单“修订”，编辑的文本就会进入修订的模式。它可以把用户对文本做的任何改动都在右侧的修订状态里显示出来，每一处改动都有明确的记录，同时又不破坏文件最初的状态。

使用修订模式的好处在于，它可以让别人看到文档里删除了什么内容，添加了什么内容。如果你让别人帮你修改文件，相信不是他所有的改动你都愿意接受，这时你就可以有选择性地接受或拒绝修改的内容。

当你写一篇东西，小到一个通知大到一个重要的文件，需要同事帮你看看时，你就可以充分体会到Word软件修改功能的强大了。

比如，我起草了一个协议，把它发给公司的法务部、财务部，希望他们能够分别从法律、财务的角度来看看这份合同，看看它有没有问题，是不是合理合法、遵守规范，是不是符合公司的规定，有没有我没意识到的问题，会不会对公司的利益、形象造成影响。

如果法务和财务的同事没在修订模式下修改我的合同，我可能就不知道他在哪儿做了删改，甚至可能不知道他有没有保留原始合同的意思。为了避免这些直接修改可能造成的问题，最好选用Word的修订模式来修改合同。

现在单位都讲求协同办公，单位成员之间需要彼此互动，所以工作时文件的交互、沟通、修改也比较常见。

第二，Word程序目录的自动添加。

以前我工作中常要写使用手册。写使用手册时，我一般会将它分为很多章节，每个章节里又包含很多小节，有时候甚至可能会分得更细。所以目录可能会细化到三级到四级标题。

写使用手册，前面加个目录会让人读起来非常方便，查找内容也会更快，但当时，我添加目录是手动添加的，手动添加目录很麻烦，因为我在正文中多加些内容的话，很可能就要调整目录的页码，如果我在内文中增加一个小标题，我就需要修改目录的内容。当时我发现大家跟我一样都很烦琐地做着这个工作，所以我就理所当然地认为这个工作本来就这么烦琐。

直到有一天，有个同事很惊讶地看着我说，你不知道目录是可以自动修改的吗？他说他很负责任地告诉我，目录是可以自动修改的！

添加目录之前将正文里的标题设成Word可以标识的标题状态。只有将目录标题设置成标题状态，它才会是目录域的目录点。将标题设置成标题状态后，在原来所谓的静态标题的前面，就会自动生成段落号。

如果我们要排版的样式和文档默认的标题一、标题二的层级样式不一样，怎么办呢？这时候需要用到样式修改：只要在屏幕的常规栏里面，选择标题一、标题二，在标题显示上按右键选择格式修改就可以了。一定要使用标题的层级状态或者大纲的状态，来给标题进行段点设置。实际上这就相当于给每个标题加一个link连接，和我们用IE做一个连接没有区别，你可以把它看成一种不可视的连接。这样的话，我们可以在任何一页选择插入目录。选择更新目录，一定要选择全部更新，不要只更新页码，这样目录整个就会自动更新。使用自动设置目录的功能，不但提高了你的工作效率，而且会让你显得更专业，也可避免手动设置目录出现错误。

第三，除了Word的修改模式和添加目录的功能，我使用最多的就是字符统计功能了。

我写书时常用这个功能，我需要用它看看我累了半天到底码了多少字。平时不写书的上班族们，也需要写各种报告项目文案吧；在校大学生，也会有无穷无尽的作业和论文吧。对于你们，字符统计都是非常好的判断你们进度是否Okay的工具。

从内容到字数都搞定以后，也拜托各位稍微注意一下文档版式的调整。你提交的文档，要尽量做得漂亮。字号字体要选合适一些的。首行缩进在哪一级的标题之下，在哪儿缩合适，都是需要注意的点。

尤其是长篇的Word，有可能中间的某个段落是从别的文章复制过来的，如果你原样粘贴过来的，那它的字体和你Word本身的字体字号

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